Khi nói đến quản lý quy trình kinh doanh (BPM) và quản lý dự án (PM), đôi khi khó có thể nói cái nào hữu ích nhất trong công ty của bạn. Đây cũng là hai trọng tâm mà ban lãnh đạo doanh nghiệp hướng tới trong thời đại bùng nổ CNTT hiện nay.
Nhưng
sự thật là BPM và PM ảnh hưởng lẫn nhau. Vai trò và tầm quan trọng của từng
công cụ sẽ tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng doanh nghiệp.
Trong
bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa BPM và PM tương ứng là hai miền riêng biệt.
Sau đó, chúng ta sẽ xem xét mối quan hệ giữa chúng.
Quản lý quy trình kinh
doanh (BPM)
Như
đã nói, quản lý quy trình kinh doanh đóng một vai trò lớn trong việc thiết kế lại
và quản lý các quy trình hoặc quy trình công việc nội bộ của công ty. BPM là một
sáng kiến liên tục nhằm đảm bảo rằng các quy trình của công ty đang hoạt động
trơn tru để đáp ứng các mục tiêu của công ty.
Như
đã nói, những nhân viên sau đây có thể quản lý các sáng kiến cải tiến quy trình
BPM:
- Phân
tích kinh doanh
- Chuyên
gia cải tiến quy trình kinh doanh, hoặc
- Trưởng
nhóm chức năng khác
Chỉ
cần đảm bảo duy trì cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm. Các sáng kiến
BPM nên tập trung vào việc mang lại trải nghiệm vượt trội cho khách hàng, từ đó
thúc đẩy hoạt động xuất sắc.
Quy trình làm việc giúp
nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp
Quản lý dự án (PM)
Quản
lý dự án là nguyên tắc tập hợp kiến thức, kỹ năng và công cụ phù hợp để đáp ứng
các mục tiêu và yêu cầu của dự án tại một thời điểm cụ thể. Như vậy, quản lý dự
án có thời gian bắt đầu và kết thúc xác định; và nó không dựa vào các giai đoạn
hoặc thành phần đang diễn ra như BPM. Thay vào đó, PM dựa vào các mục tiêu được
đặt trong năm giai đoạn duy nhất (đóng vai trò là dòng thời gian)
- Bắt
đầu kích hoạt
- Lập
kế hoạch
- Điều
hành
- Giám
sát
- Kiểm
soát
Công
cụ quản lý dự án PM chỉ gia tăng giá trị cho doanh nghiệp khi hoạt động của PM
hướng đến con người và ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức.
Bạn cần những công cụ
quản lý nào?
Lựa
chọn giữa quản lý quy trình kinh doanh và quản lý dự án tùy thuộc vào vai trò của
bạn và công ty của bạn. Nói cách khác, bạn có thể cần BPM cho một số nhiệm vụ,
trong khi bạn có thể chỉ cần PM cho những nhiệm vụ khác. Ngoài ra, điều đáng
nói là BPM và tự động hóa quy trình có thể nâng cao khả năng phân phối dự án,
giảm tính lặp lại và trách nhiệm giải trình của nhân viên.
Việc
bạn cần BPM hay PM tùy thuộc vào một nhiệm vụ cụ thể. Hãy xem xét các nhiệm vụ
sau:
- Phỏng
vấn nhân viên mới
- Giao
tiếp với khách hàng mới
- Tuyển
dụng nhân viên mới
- Giao
tiếp với khách hàng tiềm năng
Trong
khi ghi nhớ những điều này, hãy xác định xem bạn có cần giám sát trong những
tình huống đó không. Điều quan trọng cần nhớ là bạn và vai trò của bạn phù hợp
với vị trí nào trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Hãy
suy nghĩ: Bạn có cần phải là một phần của quá trình mọi lúc hay bạn chỉ cần là
một phần của toàn bộ dự án (với tư cách là quản trị viên, người theo dõi)?
Mối quan hệ giữa BPM và
quản lý dự án
Bây
giờ chúng ta đã xem xét BPM và quản lý dự án. Rõ ràng là một công ty cần cả hai
để đạt được thành công về mặt tổ chức.
BPM tạo ra một nền tảng vững chắc để các dự án được thực hiện một cách hiệu quả, trong khi PM tạo ra không gian cho sự đổi mới diễn ra. Và sau khi dự án hoàn thành, kết quả sẽ chuyển đổi lại thành BPM. Vì vậy, nếu thiếu một trong hai, dự án có thể thất bại.
Kết hợp các quy trình
BPM để quản lý dự án hiệu quả
